• 20 ноября 2017, понедельник
  • Владивосток, проспект 100-летия Владивостока, д. 103, гостиничный комплекс "Акфес-Сейо"

Бюджетирование и управленческий учет в Excel

Регистрация на событие закрыта

Извините, регистрация закрыта. Возможно, на событие уже зарегистрировалось слишком много человек, либо истек срок регистрации. Подробности Вы можете узнать у организаторов события.

Другие события организатора

ООО "Дальневосточное консалтинговое агентство Успех"
2321 день назад
с 10:00 20 ноября до 18:00 21 ноября 2017
Владивосток
проспект 100-летия Владивостока, д. 103, гостиничный комплекс "Акфес-Сейо"

• Как превратить Excel из программы для простейших вычислений в мощную информационную систему, способную оперировать большими объёмами данных? • Как избавиться от большинства рутинных операций, которые приходится выполнять сотрудникам и «перепоручить» их компьютеру? • Как создать в Excel стройную систему файлов и ссылок, которая не будет рушиться от малейших изменений?

Бюджетирование

 и управленческий учёт

в Excel

Автор и ведущий: Илья Гришин

 (г.Екатеринбург)

20 — 21 ноября 2017 года с 10.00-18.00

Как превратить Excel из программы – калькулятора в мощную систему управления финансами?

  • Как превратить Excel из программы для простейших вычислений в мощную информационную систему, способную оперировать большими объёмами данных?
  • Как избавиться от большинства рутинных операций, которые приходится выполнять сотрудникам и «перепоручить» их компьютеру?
  • Как создать в Excel стройную систему файлов и ссылок, которая не будет рушиться от малейших изменений?

Наверное, на свете нет ни одного экономиста и ни одного руководителя, который не использовал бы Excel в своей повседневной деятельности.

На первый взгляд кажется, что Excel – идеальная система для управления финансами. Именно поэтому для компаний малого и среднего бизнеса Excel – основная платформа для автоматизации бюджетирования и управленческого учёта.

А крупные компании используют Excel для финишной обработки данных, получаемых из продвинутых информационных систем, или для связывания между собой данных из разных программ.

К сожалению, большинство компаний, которые используют Excel для автоматизации системы управления финансами, сталкиваются с большим количеством сложностей…

Если вы давно и серьёзно работаете в Excel, то наверняка и сами сталкивались с такими проблемами:

  • Видели ли вы в своей практике случаи, когда из-за маленькой ошибки в данных приходилось вручную перепроверять огромные таблицы?
  • Вам знакомы ситуации, когда из-за того, что один пользователь редактировал свой файл, «слетали» ссылки или данные в других файлах?
  • Сталкивались ли вы с ситуациями, когда пользователи вводили в свои файлы разные данные (например, использовали разные списки покупателей) из-за чего потом приходилось сверять файлы вручную?
  • Вам встречались ситуации, когда приходилось вручную выполнять трудоёмкие операции? Например, удалять дубли из таблицы в 15 000 строк, сравнить между собой два разных списка или выбирать с одного листа на другой данные, отвечающие сразу нескольким условиям.
  • Приходилось ли вам работать с данными, которые собирались из нескольких файлов, из-за чего было сложно проверить их достоверность и правильность расчётов?

Увы, подобного рода сложности сильно затрудняют использование Excel, а сотрудники и вовсе превращаются в «рабов цифр»

Экономистам, финансистам и даже руководителям (!) приходится значительную часть времени заниматься скучной и однообразной работой – проверять правильность данных и «вычищать» ошибки, поправлять «слетевшие» ссылки, устранять ошибки в формулах, и т.д. и т.п.

Увы, реальность такова, что примерно 70% систем управления финансами, созданных в Excel – это бессвязные наборы файлов, данные между которыми переносятся практически вручную (путём копирования и вставки).

Однако Excel – мощнейшая платформа, которая при правильном обращении может без сбоев обрабатывать огромные объёмы данных

Весь вопрос в том – как заставить Excel это делать!?

 

Приглашаю вас принять участие в моем уникальном тренинге

«БЮДЖЕТИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЁТ В EXCEL»

 

Основная идея тренинга – обучить участников функциям и приёмам работы в Excel, которые позволят своими силами построить простую, мощную и надёжную систему управления финансами.

И всё это без знания сложных технологий, макросов и программирования.

 

Какие результаты получат участники тренинга?

  • Вы сможете за 2-3 минуты в автоматическом режиме свести данные из нескольких таблиц, даже если формат и содержимое таблиц не совпадает, а сами таблицы находятся в разных файлах.
  • Вы научитесь создавать многопользовательские системы файлов, которые не будут рушиться от каждого «чиха» и будут правильно работать, даже если кто-то из пользователей внёс серьёзные правки в исходные файлы.
  • Вы освоите приёмы автоматической работы с большими объёмами данных, которые избавят вас от множества однообразных операций и сможете за три-четыре минуты строить сложные отчёты по таблицами из сотен тысяч строк.
  • Вы изучите множество возможностей Excel, которые позволят вам практически всю скучную и надоедливую работу «перепоручить» компьютеру и позволят исключить множество ошибок, возникающих по вине персонала.
  • Вы научитесь делать такие формы ввода данных, которые сотрудники при всём желании не смогут испортить. И сотрудники будут вынуждены вводить информацию так, как нужно вам, а не так, как они сами захотели.
  • Вы сможете мгновенно выбирать данные из огромных таблиц по одному или нескольким критериям. Причём сможете делать это внутри одного файла, или автоматически «раскидывать» нужные данные по разным файлам.
  • Вы научитесь создавать «самособирающиеся» отчёты, которые при изменении исходных данных смогут менять не только своё содержание, но и форму. Поэтому их никогда не нужно будет менять вручную.

И ещё многое, много другое…

 

Программа тренинга

Ни для кого не секрет, что при сборе данных и составлении отчётов пользователям Excel приходится проделывать множество «ручных» операций: скопировать данные из одного файла и вставить их в другой или изменить формулы, если что-то поменялось в исходных данных.

Однако 70% ручной работы возникает не из-за того, что данных много или они слишком разнородные, а из-за того, что они неправильно организованы.

И количество ручной работы можно сократить минимум наполовину, просто построив правильную структуру данных.

  • Какая ошибка в организации данных мешает обрабатывать их в автоматическом режиме и генерирует огромное количество ручной работы
  • Как избавиться от этой ошибки и создать правильную структуру данных, которая позволит быстро вводить и легко обрабатывать любые данные.
  • Как ускорить ввод данных и сделать его по-настоящему удобным для сотрудников
  • Как свести на ноль самодеятельность сотрудников при вводе данных и обеспечить жёсткий контроль всей вводимой информации

Практикум «Создание файлов для ввода и хранения исходных данных»

  • Создание правильной структуры данных
  • Настройка справочников, которые будут использоваться для ввода информации
  • Создание выпадающих списков (из справочников) на странице ввода данных
  • Настройка контроля вводимых значений и исключение неправильного ввода данных

 

1. Компоновка данных и создание несложных отчётов

В прошлом модуле мы с вами научились создавать формы для ввода информации. Но собрать информацию – это только начало дела. Исходная информация сама по себе совершенно неинтересна.

Поэтому мы должны научиться эти данные компоновать в удобном нам виде и создавать на основании исходных данных понятные управленческие отчёты.

При этом нужно максимально исключить ручной труд и добиться, чтобы данные обрабатывались либо полностью в автоматическом режиме, либо с минимальным участием человека.

Поэтому в этом разделе мы изучим несколько самых важных и нужных функций, которые понадобятся для правильной обработки данных, составления отчётов и перекомпоновки исходной информации.

Уже при помощи всего нескольких функций вы можете создать работоспособную систему управления финансами, которая будет не очень красивой и не очень удобной, но будет стабильно и предсказуемо работать.

  • Что такое пирамида управленческой информации и как понимание принциповпостроения пирамиды помогает в автоматической обработке данных
  • Главный принцип автоматической обработки данных, который лежит в основе правильной автоматизации
  • Что такое «статические» и «динамические» функции и почему система управления финансами, построенная на динамических функциях стабильно работает, а система, построенная на статических функциях – постоянно «разваливается»
  • Важнейшие функции в системе управления финансами. Сходства и различия функций
  • Какие функции, где, как и для чего и как использовать

Практикум «Создание простых управленческих отчётов»

  • Изучаем работу функций на практических примерах
  • Разбираем примеры использования функций для автоматической обработки данных и составления несложных отчётов.
  • На практическом примере изучаем базовые приёмы комбинирования функций.

 

2. Комбинирование функций и продвинутые отчёты

На предыдущем занятии мы изучили основные функции, которые потребуются нам для обработки информации и создания управленческой отчётности.

Однако, если использовать изученные ранее функции по отдельности, можно будет делать только простые незатейливые отчёты. Это лучше, чем ничего, но совершенно не то, что хотелось бы.

Поэтому для создания по-настоящему мощных, гибких и стабильных отчётов нам нужно будет научиться комбинировать функции между собой и научиться использовать в одной ячейке сразу несколько функций.

Это именно тот случай, когда 1+1 равно не двум, а, как минимум, пяти и даже десяти!

Мы с вами изучим буквально 5-6 дополнительных функций, и научимся комбинировать их с функциями, изученными в предыдущем разделе.

В результате функционал изученных ранее функций расширится в разы и взлетит просто на недосягаемую высоту.

  • Как правильно скомбинировать несколько функций, чтобы они стабильно и предсказуемо работали
  • Как создавать отчёты, в которых никогда ничего не «ползёт», не разваливается и не слетает
  • Как создавать отчёты, которые, при изменении или добавлении исходных данных будут сами себя перестраивать и дополнять (я знаю, что это звучит фантастично, но на само деле в этом нет ничего сложного)
  • Как меньше, чем за минуту найти ошибку в любой (даже самой сложной) формуле
  • Как за 2 минуты свести управленческий баланс в Excel

Практикум «Создание продвинутых управленческих отчётов»

  • Автоматическое получение нужных данных из большого массива
  • Создание многоуровневых выпадающих списков
  • Создаём отчёт, который выводит не весь массив исходных данных, а, например, данные из каждого второго или каждого третьего столбца (или строки)
  • Выбираем в отчёт данные по ключевому признаку – к примеру, по названию месяца или филиала
  • Автоматически формируем отчёт из данных, которые в обычных случаях приходится выбирать исключительно вручную
  • Настраиваем автоматический контроль расходов и не допускаем превышения бюджета
  • Делаем отчёт, который автоматически подставляет данные из новых листов, которые вы добавляете в книгу без перенастройки формул
  • Выбираем из исходной таблицы данные в отчёт не по одному, а по нескольким критериям одновременно
  • Создаём автообновляемый отчёт, который, в случае изменения исходных данных, будет сам себя дополнять и перестраивать без перенастройки формул
  • Создаём многомерный автообновляемый отчёт, в котором выводимые строки, столбцы и данные меняются одним кликом мышки

 

3. Система файлов и автоматический обмен данными

При организации системы бюджетирования и управленческого учёта в Excel часто получается достаточно сложная система, состоящая из множества взаимосвязанных файлов.

Поэтому нередко происходят ситуации, когда что один сотрудник вносит изменения в свои файлы, а в остальных файлах «летят» ссылки или «ползут» связанные с этим файлом данные.

Как правило, в многофайловых мультипользовательских системах ошибки возникают часто, а искать их тяжело.

Тем не менее, есть несколько довольно простых правил организации системы файлов и ссылок, которые позволяют создать по-настоящему надёжную и стабильную систему файлов для многопользовательской работы. Увы, этих правил почти никто не знает…

В процессе изучения этого модуля мы с вами создадим систему файлов, которая позволит обмениваться данными между множеством файлов в полностью автоматическом режиме и будет лишена своих «традиционных» недостатков:

  1. Все файлы будут автоматически обмениваться данными в режиме реального времени
  2. Данные не будут «исчезать», «ползти» или теряться по дороге из одного файла в другой
  3. Даже очень существенной изменение исходных файлов не будет приводить к появлению ошибок и разрушению связанных файлов

Из этого блока вы узнаете

  • Какие типы ссылок бывают в Excel и какой из них использовать для связывания файлов
  • Как правильно связывать файлы, чтобы они обменивались информацией в режиме реального времени, ссылки не слетали, а данные не терялись
  • Почему предлагаемая на тренинге система связывания файлов на практике оказывается в десятки раз надёжнее знакомых и привычных способов связывания файлов
  • Как добиться, чтобы при редактировании одного файла (даже очень существенном), остальные файлы сохраняли работоспособность и продолжали получать правильные данные
  • Что такое прямые и обратные связи, какие из них, как и где использовать
  • Как «таскать» между файлами массивы в сотни тысяч строк без «глюков» и «зависаний»
  • Как наладить полностью автоматический обмен данными между множеством файлов в режиме реального времени и собирать итоговые отчёты из множества файлов
  • 10 правил создания системы файлов, которые позволят вам создать неразрушимую систему файлов и ссылок

Практикум «Настройка системы файлов и ссылок»

  • Учимся правильно настраивать обмен данными между двумя файлами
  • Создаём справочники и настраиваем использование единых справочников в разных файлах
  • Настраиваем несколько файлов разной конструкции для ввода исходных данных
  • Настраиваем связи и автоматический обмен данными между несколькими файлами
  • Настраиваем передачу массива в 30 000 строк из файла в файл
  • В сотни раз снижаем объём передаваемой между файлами информации за счёт настройки обратных связей
  • Настраиваем автоматический механизм сквозного планирования и автоматические расчёты на основании нормативов
  • Создаём сводный отчёт, который собирается одновременно из нескольких файлов.

 

4. Защита данных

Ваши система бюджетирования и управленческого учёта будет работать гораздо надёжнее и стабильнее, если защитить ваши файлы.

Конечно, это не защитит её от профессиональных хакеров, но вполне надёжно защитит от неквалифицированных пользователей и неосторожного обращения.

  • Как работают механизмы защиты в Excel, от чего защита спасает, а от чего – нет
  • Как избежать «самодеятельности» сотрудников при вводе данных и защитить файл от ввода неправильных данных
  • Как правильно организовать и наладить многопользовательскую работу
  • Как установить разным людям разные права и ограничения на работу с файлом
  • Как правильно разграничивать полномочия сотрудников при работе с данными и наилучшим образом построить защиту файлов
  • Как узнать – кто последний менял файл и как восстановить изменённые данные

Практикум «Установка защиты»

  • Настройка прав доступа и защиты для одного файла
  • Настройка прав доступа и защиты для системы из нескольких связанных файлов

 

5. Быстрая и лёгкая обработка больших массивов данных

Когда у компании появляются большие объёмы данных, требующие обработки – объём работы, которую приходится выполнять сотрудникам, как правило, резко увеличивается.

Очень много времени уходит на то, чтобы, например, выбрать нужные данные в одном файле, а потом скопировать их в другой. А если исходный файл изменился, то всю работу, увы, приходится проделывать заново.

Или, например, нужные данные содержатся в разных файлах (пускай это будут данные из разных географически удалённых филиалов) и для того, чтобы получить общую картинку по предприятию – приходится вручную копировать эти данные в общий файл, где они будут обрабатываться.

Такого рода работа не просто скучная и надоедливая, – это преступное разбазаривание времени высокооплачиваемых сотрудников.

Однако все эти задачи очень легко автоматизировать.

Вы научитесь эффективно работать с таблицами, которые содержат огромные объёмы данных – сотни столбцов и тысячи строк. И будете делать это быстро и непринуждённо.

  • Как за 2 минуты на основании массива данных из десятков столбцов и нескольких тысяч строк создать информативный и понятный отчёт, который можно дополнить или изменить буквально двумя-тремя щелчками мыши
  • Как автоматически выбрать из большой таблицы данные, отвечающие нескольким определённым критериям и поместить их в нужное вам место (на отдельный лист или в отдельный файл)
  • Как автоматически «разобрать» большую неудобную таблицу на несколько маленьких и удобных, каждая из которых будет содержать только нужные вам данные и может находиться как в этом же, так и в отдельном файле
  • Как за 15 секунд собрать данные с разных листов, содержащих исходные данные (даже если этих листов 100) на один итоговый лист внутри одного файла, если все листы имеют одинаковый формат
  • Как за 2-3 минуты собрать правильный итоговый отчёт из нескольких таблиц, которые содержат разные по содержанию и по размеру диапазоны данных и находятся в разных файлах

Практикум «Работа с большими массивами данных»

  • ыстрое создание отчётов из больших массивов данных
  • Настраиваем выборку данных из большой исходной таблицы по нескольким критериям
  • Разбираем данные из большого исходного файла в несколько небольших файлов, каждый из которых будет содержать только нужные данные, выбранные по нескольким условиям
  • Сводим данные из нескольких таблиц одинаковой структуры и размера внутри одного файла
  • Сводим данные из нескольких таблиц разной структуры и размера, которые расположены в разных файлах. Настраиваем расшифровки

 

6. Быстрое получение и обработка данных из 1С

Как выглядит типичный процесс обработки данных из 1С при помощи Excel?

Сотрудник запускает 1С и выводит нужный ему отчёт. Потом сохраняет этот отчёт в Excel. После этого в полученном файле настраивает формулы и ссылки, которые нужны для обработки данных.

Казалось бы – всё не так сложно. Но есть одна загвоздка, которая превращает эту работу в пытку.

Дело в том, что от периода к периоду объём и состав данных, которые вводятся в 1С обязательно меняется. И поэтому в 1С меняется структура отчёта.

Если вывести в 1С один и тот же отчёт за разные периоды, то, скорее всего, это будут два разных отчёта – изменится количество строк и столбцов, состав (или порядок представления в отчёте) статей, контрагентов и т.д. и т.п.

Естественно, что при таком изменении исходных данных – всю работу по настройке ссылок и функций в Excel придётся делать заново.

Поэтому в большинстве компаний традиционно считается, что 1С и Excel несовместимы на генетическом уровне и многие компании давно плюнули на возможность обработки данных из 1С в Excel.

Однако проблема решается при помощи всего двух простых формул.

Я буду рассказывать эту тему всего 10 минут.

Но уже через 10 минут вы навсегда забудете про сложности, которые до этого испытывали при обработке данных из 1С в Excel.

  • Как правильно выгрузить данные из 1С, чтобы потом их можно было легко обработать при помощи Excel
  • Как за 5 минут настроить файл, который будет переводить данные из того вида, в котором они выгружаются из 1С, в тот вид, который будет удобен для дальнейшей обработка в Excel
  • Какие методы лучше всего использовать для обработки полученных данных?

Практикум «Получение данных из 1С»

  • Настройка файла для импорта и трансформации данных из 1С в Excel
  • Обработка импортированных данных и создание отчётов

 

7. Приёмы быстрой и продуктивной работы в Excel

Возможности Excel по обработке данных и облегчению работы пользователей практически безграничны. Однако некоторые из этих возможностей очень сложно отнести к какому-то конкретному блоку тренинга.

Поэтому мы решили выделить эти возможности в отдельный блок программы.

На тренинге мы разберём множество функций и сервисных возможностей Excel, которые будут полезны при ведении бюджетирования и управленческого учёта и избавят вас от множества надоедливых «ручных» операций.

Эти знания позволят вам сэкономить массу времени и сил, в разы ускорить обработку данных и минимизировать влияние «человеческого фактора» при обработке данных.

Как строить красивые диаграммы и графики прямо в ячейках таблицы

Как автоматически выделить данные в таблице в зависимости от заданных условий

Как внести изменения на несколько листов одновременно

Как удалить повторяющуюся информацию из списка или таблицы в несколько тысяч строк

Правильная работа с условиями. Простые и составные условия. Сложносоставные условия

Как сделать многоуровневую сортировку данных и выполнить подсчёт итогов при сортировке

Как группировать данные в таблицах, чтобы сделать их более читабельными, но сохранить детализацию данных

Практикум «Полезные функции Excel»

  • Настройка условного форматирования. Пиктограммы и графики в ячейках таблицы.
  • Настройка сортировок и группировок. Промежуточные итоги. Многоуровневые группировки.
  • Автоматическое удаление повторяющейся информации и создание списков уникальных значений
  • Настройка условий. Простые, составные, вложенные и сложносоставные условия

 

Разрешите представиться. Меня зовут Илья Гришин

  • Я – специалист по управлению финансами и занимаюсь этим более 17 лет.
  • За время работы мне удалось побывать на всех фронтах управления финансами – в своё время я прошёл путь от начинающего экономиста до финансового директора.
  • А последние 10 лет я практически постоянно веду проекты по разработке, внедрению и автоматизации систем бюджетирования и управленческого учета.
  • И, хотя в своих проектах я использую для автоматизации различные информационные системы, но и Excel применяю достаточно активно.
  • Мне приходилось делать проекты для бизнесов совершенно разных направлений и масштабов – от компаний сферы услуг из 3-4 человек до крупных промышленных предприятий.
  •  

Так что за время работы я наработал колоссальный опыт применения Excel для решения задач бюджетирования и управленческого учёта.

 

Отзывы участников

Морев Александр Вячеславович, Генеральный директор инвестиционной компании «Фора-Капитал», г. Москва

«Очень большой объем невероятно полезной информации. Это лучший семинар за последний год, на которых я был.»

Ярославцев Дмитрий Владимирович, Директор компании «Премиум Ойл», г. Тюмень

«Наилучшие впечатления. Получил новые навыки, которые сразу же готов применять на практике. Получил многие ответы на давно интересующие вопросы. Всё просто супер!»

Ланчёв Юрий Игоревич, Экономист компании «Сибзернопродукт», г. Омск

 «Поражён новыми для себя способностями Excel. Семинар и время, проведённое на нём, прошло на одном дыхании. Лаконично, гениально, просто, стояще и уникально. Успехов дальнейших Вам в данном деле.»

Шабанова Маргарита Владиславовна, Начальник экономического отдела страховой компании «Северная Казна»

«Каждый, кто приходит на тренинг Ильи Гришина "Бюджетирование и управленческий учет в Excel", считает себя по меньшей мере продвинутым пользователем. Но начинается семинар и каждый сидящий понимает, как мало он знал об Excel, и как много интересного в нем есть еще. Очень много удобных «фишек», очень много функций, о существовании которых даже не подозреваешь. Очень рекомендую всем, у кого рабочий инструмент Excel. Не пожалеете!»

 

 

СТОИМОСТЬ:

24 500 рублей

 

В стоимость семинара входит

Авторский раздаточный материал. Кофе-брейки и обеды.

Индивидуальные консультации Ильи Гришина в процессе тренинга и за "круглым столом". Рабочая папка, ручка. Всем участникам тренинга выдается сертификат.

Время проведения семинара

Семинар -тренинг проходит с 10 до 18 часов. В течение дня два перерыва на кофе-брейки по 15 минут в 12.00 и в 16.30 и перерыв на обед с 14.00 до 15.00. Стоимость кофе-брейков и обеда включена в стоимость семинара

 

Для более подробной информации звоните

8 (423) 234-60-21; 8 (423) 279-01-44

Руководитель проекта  Ирина Богач    2-58-08-59

 

 

Регистрация

Рекомендуемые события

Организуете события? Обратите внимание на TimePad!

Профессиональная билетная система, статистика продаж 24/7, выгрузка списков участников, встроенные инструменты продвижения, личный кабинет для самостоятельного управления и еще много чего интересного.

Узнать больше